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如何用Excel轻松搞定各种PPT报告

写报告，往往离不开在Excel和PPT间来回切换使用，我们经常要做的事情就是：复制在Excel中的表格、图表，切换到PPT中去粘贴。这个事情看起来很简单，但是如果天天做、周周做、月月做、年年做……那可是要浪费不少的时间……所以本文主要介绍怎么高效做ＰＰＴ报告的问题！

先看看大部分人的玩法：不分表格或图表，反正操作都是这样的↓↓↓

Excel：①选中表格或图表 → ②复制

PPT：右键粘贴成图片

这样做行不行？

行，但至少会有以下2个问题：

① 粘贴成图片后，清晰度下降严重，影响PPT的展示效果

② 突然发现Excel中有个数据错误，需要修改，又需要重新复制粘贴，效率低（如果你有二三十张这种图片，都要重做的话，那只能又加班了……）

所以正确的姿势是怎么样呢？以下会分情况讲解：

1、复制Excel表格到PPT中
Excel中现在有一个数据表格如下：

Excel表格

复制粘贴数据表格，具体的操作步骤如下↓↓↓

Step1：直接选中A1:B7这个区域，然后Ctrl+C

Step2：切换到PPT中，点击「选择性粘贴」

Step3：点「粘贴链接」，选中「Excel工作表对象」，然后确定粘贴

【重点】这样粘贴有什么好处？

这样粘贴后的内容，还会和源Excel的文件有关联，一旦源Excel的对应区域发生更改，你也可以通过「更新链接」功能，同步刷新。就是说你对应的Excel内容有变动时，只需要更新一下链接就行，不需要再次复制粘贴了！非常方便！

2、复制Excel图表到PPT中
为什么图表要分开讲？不能直接按上面表格这个方法去处理吗？

其实也可以按上面这个办法去解决，但是有一个问题就是：影响图表的清晰度！

所以如果你可以接受方法1中的图表清晰度，也可以直接使用方法1。如果对清晰度要求比较高，则我建议按以下方法这样来做：

Step1：直接选中Excel中的某个图表，然后Ctrl+C

Step2：切换到PPT中，点选「保留源格式和链接数据」这种粘贴方式

这样，你就会发现，图片被粘贴过来了，而且清晰度是没有任何损失的！

但问题来了，这样粘贴的话，当数据/图表有变改，怎么样才能同步刷新？

也很简单，只要你选中这个图表，PPT顶部的菜单选项中，就会多出一个「设计」的菜单，点击它→然后点「刷新数据」，就能刷新这个图表了！

3、怎么实现自动刷新？
按上面讲到的方法，都是单个的手动刷新，那如果我更改了多个数据表格或图表的时候，怎么办才能批量同步刷新呢？

① 表格

上面表格的粘贴方式，只要你关闭了PPT文件，重新打开后，会弹出一个更新链接的提示，只要你点「更新」，所有的表格就会更新了！

② 图表

按上面讲的图表粘贴方法，默认是手工更新的，如果需要切换成自动更新，需要这样做：

点击PPT左上角的「文件」，然后在弹出的窗口中点「信息」，在右下角找到「编辑指向文件的链接」（以上这是office365版本的功能路径，其他版本大同小异）

然后就会弹出以下的窗口，首先选中你要处理的链接，然后左下角这里可以勾选自动更新，这样勾选后，以后重新打开文件，你更新链接时，也会把这个图表进行同步更新。

当然，如果你不想同步刷新，则不勾选自动更新即可，启动时也不会有链接提示！

所以，其实你可以自己决定哪些同步更新，哪些不同步更新；什么时候同步更新，什么时候不同步更新！

因为当你发PPT给同事或老板时，一打开PPT文件，别人看到个提示框，感觉有些不友好，也不知道怎么点！所以你可以把它们都改成手动更新后，再发给别人！

然后自己要更新报表的时候，就手动点一次「立即更新」也可以，这样就非常方便了！

注意：如果你更改了Excel数据文件的存储位置，也不用担心，你可以看到上面的窗口中，是可以「更改源文件」的，所以你只要更改一下Excel文件的路径就ok了！当然如果你的PPT文件在公司，然后你的Excel文件在家里的电脑，那么就不能链接上更新了！这里的链接只支持本机、局域网的文件连接！

好，那到这里，相信大家都明白了Excel表格、图表，与PPT形成链接的重要性！而且这个技能操作也非常简便，甚至如果你的PPT页面中的文字内容不复杂的话，也可以在Excel中形成一个报告模板（包括结论文字）。那么以后，即使是几十页的PPT模板中，只要你一点“更新链接”，PPT报告都能一键刷新了！非常地高效喔

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